Версия для слабовидящих
Порядок обращения

ПОРЯДОК

работы с обращениями граждан в Государственном Совете Удмуртской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает основные требования к организации работы и правила ведения делопроизводства при рассмотрении обращений граждан, обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращения граждан), поступающих в Государственный Совет Удмуртской Республики (далее – Государственный Совет).

1.2. Организация работы с обращениями граждан в Государственном Совете осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон), Конституцией Удмуртской Республики, настоящим Порядком.

1.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведётся в соответствии с утверждённой номенклатурой дел в единой комплексной информационной системе «Олимп» отделом документооборота и контроля исполнения Управления документационного обеспечения и кадровой работы Аппарата Государственного Совета Удмуртской Республики (далее – отдел документооборота и контроля исполнения).

1.4. Государственные гражданские служащие Аппарата Государственного Совета (далее – сотрудники), осуществляющие работу с обращениями граждан, в порядке исполнения поручений должностных лиц Государственного Совета или в порядке исполнения обязанностей государственной гражданской службы в объёме, установленном их должностными регламентами, несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за своевременность и полноту рассмотрения обращений граждан.

1.5. Не рассматриваются по существу поставленных вопросов обращения, особый порядок рассмотрения которых установлен федеральными конституционными законами или федеральными законами, а также обращения иностранных граждан и лиц без гражданства в случаях, когда иной порядок их рассмотрения предусмотрен международным договором или федеральным законом.

Обращения граждан, в которых обжалуются судебные решения, в течение семи дней со дня регистрации подлежат возврату автору обращения с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2. Приём, первичная обработка и регистрация обращений граждан

2.1. Приём, первичная обработка и регистрация поступивших в Государственный Совет обращений (включая обращения, поступившие по информационным системам общего пользования: факс, электронная почта, Интернет и другие) осуществляется в отделе документооборота и контроля исполнения. При этом проверяется разборчивость текста, наличие почтового адреса, фамилии, имени, отчества заявителя. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают обращения, сохраняются и передаются адресатам или исполнителям вместе с текстом обращения.

В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверт (пакет) работа с обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения Руководителем Аппарата Государственного Совета.

Должностные лица Государственного Совета, сотрудники, получившие письменные обращения без отметки их регистрации, передают их в отдел документооборота и контроля исполнения для регистрации, после чего указанные письменные обращения возвращаются им для рассмотрения. Исключение составляют письменные обращения личного характера.

2.2. Приём письменных обращений может осуществляться непосредственно от гражданина сотрудниками отдела документооборота и контроля исполнения. По просьбе гражданина на копии принятого письменного обращения или на втором экземпляре делается отметка с указанием входящего номера и даты регистрации обращения.

2.3. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трёх дней с момента поступления обращения.

Регистрация обращений производится в комплексной информационной системе документооборота «Олимп» в модуле «Документооборот» в журнале регистрации «Письма и обращения граждан» в соответствии с правилами ведения документооборота в комплексной информационной системе «Олимп». На каждое обращение гражданина оформляется электронная учётно-регистрационная карточка.

На обращении проставляется регистрационный штамп, где указываются дата регистрации и номер обращения.

2.4. При регистрации поступившие обращения проверяются на повторность с последующей подборкой всей предшествующей переписки.

2.5. Передачу обращений граждан, в соответствии с поручениями Председателя Государственного Совета, в постоянные комиссии, фракции, подразделения Аппарата Государственного Совета осуществляет отдел документооборота и контроля исполнения.

2.6. Все письменные обращения граждан подлежат обязательному сканированию.

3. Порядок рассмотрения обращений граждан

3.1. Обращения, содержащие просьбу о приёме по личным вопросам, рассматриваются как письменные обращения. В случае необходимости автору обращения направляется сообщение о порядке записи на личный приём, а обращение списывается сотрудником «В дело».

3.2. Обращения, поступившие по электронной почте и другим информационным системам общего пользования, регистрируются и оформляются как письменные обращения граждан и подлежат рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом и настоящим Порядком.

3.3. Письменные обращения, поступившие в адрес Председателя Государственного Совета, а также Государственного Совета без указания должностного лица, подлежат предварительному рассмотрению и подготовке проекта резолюции Председателя Государственного Совета сотрудником отдела документооборота и контроля исполнения.

3.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, обращение не подлежит рассмотрению, о чём в течение семи дней со дня регистрации сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.5. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Государственного Совета, направляются Председателем Государственного Совета или иным должностным лицом Государственного Совета в семидневный срок со дня их регистрации в государственные органы, органы местного самоуправления либо должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом автора обращения.

3.6. Подготовленный сотрудником ответ на обращение гражданина подписывается Председателем Государственного Совета или иным должностным лицом Государственного Совета, в адрес которого поступило обращение.

Ответ на обращение направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Ответ на коллективное обращение направляется по адресу, указанному в обращении. После чего обращение считается исполненным и списывается «В дело».

3.7. Исходящие документы по обращениям граждан (сопроводительные письма, запросы в государственные органы и органы местного самоуправления, должностным лицам, ответы и уведомления заявителям) передаются для регистрации и отправки в отдел документооборота и контроля исполнения.

3.8. Регистрация и сканирование поступившего ответа на запрос по обращению гражданина осуществляются отделом документооборота и контроля исполнения в комплексной информационной системе «Олимп» в журнале «Письма и обращения граждан».

3.9. Информация о письменных обращениях, содержащих предложения граждан по совершенствованию законодательства Российской Федерации, законодательства Удмуртской Республики или отзывы на законопроекты и законодательные акты Российской Федерации и Удмуртской Республики, а также суждения о деятельности Государственного Совета, его органов и должностных лиц представляется Председателю Государственного Совета, иным должностным лицам Государственного Совета для сведения.

4. Сроки рассмотрения обращений и осуществление контроля исполнения обращений граждан

4.1. Соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в адрес Государственного Совета, Председателя Государственного Совета, должностного лица Государственного Совета, осуществляет сотрудник отдела документооборота и контроля исполнения.

4.2 Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения рассмотрения обращений граждан, а также данных по ним поручений Председателя Государственного Совета.

Контроль исполнения обращений граждан, а также данных по ним поручений, включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа (обращения) или поручения до исполнителя, проверку хода его выполнения, учёт и анализ результатов исполнения контролируемых документов (обращений), формирование информационно-аналитического массива и информирование руководства.

Ответственность за организацию контроля исполнения обращений граждан возлагается на отдел документооборота и контроля исполнения.

Ответственность за своевременное исполнение поручений, данных по обращениям граждан, возлагается на исполнителей, назначенных по документу (обращению). Сотрудник (исполнитель) обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.

Контроль за исполнением обращений граждан осуществляется с момента рассмотрения их Председателем Государственного Совета, должностным лицом Государственного Совета.

4.3. Обращения, поступившие в Государственный Совет или должностным лицам Государственного Совета в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации.

4.4. Сроки рассмотрения обращений исчисляются в календарных днях. Если последний день срока рассмотрения приходится на нерабочий день, то документ (обращение) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам, Председатель Государственного Совета вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней. Сотрудник (исполнитель) уведомляет заявителя в письменной форме о продлении срока его рассмотрения.

Для продления срока рассмотрения обращения заблаговременно (за два-три дня) Председателю Государственного Совета направляется служебная записка с указанием объективных причин, по которым срок рассмотрения обращения может быть продлён, и предложением об окончательном сроке его рассмотрения, по истечении которого заявителю будет дан ответ.

4.5. Изменение срока рассмотрения документа (обращения) производится должностным лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение срока рассмотрения вносится в регистрационную карточку обращения.

4.6. Решение о списании документа (обращения) в архивное дело, принимает должностное лицо, установившее срок исполнения.

Основанием для списания в архивное дело и снятия с контроля письменного обращения как исполненного служит направление ответа заявителю.

4.7 Председатель Государственного Совета или по его поручению – Руководитель Аппарата Государственного Совета – осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан.

4.8. С целью совершенствования работы с обращениями граждан отделом документооборота и контроля исполнения ежеквартально и ежегодно готовится статистическая и аналитическая информация о количестве и характере письменных обращений граждан, поступивших в адрес Государственного Совета, должностных лиц Государственного Совета, принятых мерах по рассмотрению обращений граждан.

Информация направляется членам Президиума Государственного Совета и публикуется на официальном сайте Государственного Совета в разделе «Обращения граждан».

5. Формирование и хранение обращений граждан

5.1. Обращения, поступившие в адрес Государственного Совета, Председателя Государственного Совета, Первого заместителя Председателя Государственного Совета, Руководителя Аппарата Государственного Совета после их исполнения возвращаются в отдел документооборота и контроля исполнения со всеми прилагающимися к ним материалами для учёта и формирования архивного дела.

Обращения, поступившие в адрес иных должностных лиц Государственного Совета, после их исполнения формируются в порядке утверждённой номенклатуры дел и хранятся непосредственно в постоянных комиссиях.

5.2. Обращение и документы по его рассмотрению и исполнению составляют в архивном деле самостоятельную группу и систематизируются в хронологическом порядке.

5.3. Формирование архивных дел по письменным обращениям включает комплектование их следующими документами:

- оригинал обращения (с приложениями, если таковые имеются);

- оригинал поручений Председателя Государственного Совета, иных должностных лиц Государственного Совета, Руководителя Аппарата Государственного Совета;

- копии сопроводительных писем и запросов в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам;

- оригиналы поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления либо от должностных лиц ответов;

- копии ответа и уведомления заявителю.

При формировании архивного дела проверяется правильность направления документов в архивное дело, а именно - их полнота (комплектность). В процессе формирования архивного дела сотрудником проверяется правильность оформления документов (подписи, даты, индексы, адресаты). Незавершённые рассмотрением обращения, черновики, копии документов, подлежат возврату исполнителю.